Une facture électronique est un fichier structuré et lisible par machine, pas un simple PDF joint à un e-mail. Elle transite par une plateforme agréée (PA), anciennement appelée PDP. Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir en recevoir dès le 1ᵉʳ septembre 2026. L’obligation d’émettre arrive en 2026 pour les grandes entreprises, en 2027 pour les artisans et micro-entrepreneurs. Quatre nouvelles mentions deviennent obligatoires, et notre outil plus bas vérifie votre facture en une minute.
Qu’est-ce qu’une facture électronique (et ce qui n’en est pas une)
Une facture électronique est un fichier structuré contenant des données exploitables automatiquement. Elle mêle un format lisible par l’humain et des balises lues par les logiciels. Ce double niveau la distingue d’un document papier scanné.
La réforme vise les opérations entre professionnels établis en France et assujettis à la TVA. Les factures adressées à un particulier restent hors de ce dispositif. Elles relèvent d’un autre mécanisme, le e-reporting, détaillé plus bas.
Facture électronique vs PDF envoyé par e-mail
Un PDF classique par e-mail ne sera plus une facture électronique conforme. L’administration ne peut pas lire ses données automatiquement. Ce format restera valable uniquement pour un client particulier.
Envoyer un PDF simple par courriel ne suffira plus entre professionnels. Une facture conforme doit passer par une plateforme agréée et porter un format structuré. Continuer l’ancienne méthode vous expose à une facture jugée non émise.
Les formats structurés acceptés (Factur-X, UBL, CII)
Trois formats socles sont admis par la réforme : Factur-X, UBL et CII. Factur-X est le plus adapté aux artisans. Il combine un PDF visible et un fichier XML de données caché à l’intérieur.
Vous n’avez pas à maîtriser ces sigles techniques. Votre plateforme génère le bon format automatiquement. Retenez seulement que votre outil doit produire l’un de ces trois standards.
Facture électronique : est-ce obligatoire, et pour qui ?
Oui, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Le calendrier s’applique par étapes selon la taille. Aucune entreprise concernée n’échappe au dispositif, y compris en franchise en base.
Le calendrier 2026-2027 de la réforme
Le calendrier repose sur deux jalons. La réception concerne tout le monde au 1ᵉʳ septembre 2026. L’émission suit la taille de l’entreprise, avec un an d’écart pour les plus petites structures.
| Taille d’entreprise | Réception | Émission | Ce que ça change pour vous |
|---|---|---|---|
| Grandes entreprises et ETI | 1ᵉʳ sept. 2026 | 1ᵉʳ sept. 2026 | Émettre et recevoir dès l’ouverture |
| PME | 1ᵉʳ sept. 2026 | 1ᵉʳ sept. 2027 | Recevoir d’abord, émettre un an après |
| Micro-entreprise et artisan | 1ᵉʳ sept. 2026 | 1ᵉʳ sept. 2027 | Choisir une plateforme avant l’été 2027 |
Obligation de réception vs obligation d’émission
La distinction réception/émission échappe à beaucoup d’artisans. Recevoir signifie accepter une facture électronique d’un fournisseur. Émettre signifie produire vous-même vos factures au format structuré. Côté réception, la marche à suivre est détaillée dans notre guide de la réception des factures électroniques.
Dès septembre 2026, chaque entreprise doit pouvoir recevoir, même une micro-entreprise. Vos gros fournisseurs vous enverront leurs factures par voie électronique. Il vous faut donc une plateforme prête à cette date, avant même d’émettre.
Repère de dates : réception pour tous le 1ᵉʳ septembre 2026, émission le même jour pour les grandes entreprises et les ETI, puis le 1ᵉʳ septembre 2027 pour les PME, micro-entreprises et artisans. Un seul calendrier, deux vitesses.
Comment faire une facture électronique, étape par étape
Faire une facture électronique suit quatre étapes : choisir une plateforme, saisir les mentions, émettre au bon format, suivre les statuts. Le processus ressemble à votre facturation actuelle. La transmission change, pas votre travail de fond.
Étape 1 : choisir une plateforme agréée (PA, ex-PDP)
Votre première décision porte sur la plateforme agréée, ou PA, anciennement nommée PDP. Elle transmet vos factures et reçoit celles de vos fournisseurs. Le portail public gratuit initialement prévu a été abandonné pour l’échange des factures.
Une plateforme agréée est privée et immatriculée par l’administration fiscale. Le portail public de facturation, le PPF, ne gère plus l’échange et sert d’annuaire central. Le e-invoicing désigne la facture entre pros ; le e-reporting, la transmission de données complémentaires.
Étape 2 : renseigner les mentions obligatoires (dont les nouvelles)
Votre facture reprend toutes les mentions habituelles : identités, numéro, détail, TVA. La réforme ajoute quatre mentions, dont le SIREN du client et la nature de l’opération. La liste complète figure dans notre guide des mentions obligatoires sur une facture.
Étape 3 : émettre au bon format et transmettre
La plateforme convertit votre saisie en format structuré, souvent Factur-X. Elle transmet ensuite la facture vers la plateforme de votre client. Vous n’envoyez plus rien par e-mail vous-même.
Étape 4 : suivre les statuts et le cycle de vie de la facture
Chaque facture porte des statuts de suivi normalisés : déposée, reçue, mise à disposition, refusée, encaissée. Ce fil facilite vos relances en cas d’impayé. Vous savez précisément où en est chaque règlement.
Un statut critique mérite toute votre attention : le rejet par la plateforme. Une mention manquante ou un format invalide bloque la transmission. La facture n’atteint jamais votre client tant que vous ne l’avez pas corrigée.
Si une mention obligatoire manque, la plateforme renvoie un statut « rejetée » et ne transmet rien. Aucun paiement ne peut suivre avant régularisation. Vérifiez vos mentions en amont plutôt que de corriger dans l’urgence.
Les 4 nouvelles mentions obligatoires en 2026
Quatre mentions supplémentaires deviennent obligatoires dès le 1ᵉʳ septembre 2026. Elles s’ajoutent aux mentions classiques déjà exigées. Chacune correspond à un champ précis lu par l’administration.
| Nouvelle mention | Ce que c’est | Quand elle s’applique |
|---|---|---|
| SIREN du client | Le numéro SIREN de l’acheteur professionnel | Sur toute facture entre professionnels |
| Type d’opération | Livraison de biens, prestation de services, ou les deux | Toujours |
| Adresse de livraison | L’adresse où le bien est livré | Seulement si elle diffère de la facturation |
| Option TVA sur les débits | La mention de cette option de paiement de la TVA | Seulement si vous l’avez choisie |
Ces mentions servent au rapprochement automatique des flux par le fisc. Le SIREN du client joue le rôle de clé de correspondance. Une donnée absente casse ce rapprochement et déclenche le rejet.
Un plombier facture un artisan pour un dépannage. Sa facture 2026 doit porter le SIREN du client, la mention « prestation de services » et, s’il a opté pour la TVA sur les débits, cette option. Sans le SIREN du client, la plateforme rejette la facture et le paiement attend.
Faut-il obligatoirement un logiciel de facturation ?
Passer du devis à la facture en un clic
Vous n’êtes pas obligé d’acheter un logiciel de facturation complet. Vous devez en revanche passer par une plateforme agréée. Un simple compte sur une PA suffit pour émettre et recevoir en règle.
Le tableur Word ou Excel seul ne suffira plus entre professionnels. Vous pouvez toutefois préparer votre facture ailleurs, puis la déposer sur la plateforme. Beaucoup d’artisans choisissent un outil léger connecté à une plateforme agréée.
Pour choisir votre plateforme, comparez quatre critères concrets : le prix par facture, la connexion à votre banque, la gestion des acomptes de chantier et le format Factur-X natif. Un artisan facture peu de lignes : privilégiez la simplicité au nombre de fonctions.
Où trouver la liste officielle des plateformes agréées
La liste des plateformes agréées est publiée par l’administration fiscale. Elle est mise à jour régulièrement sur impots.gouv.fr. Vérifiez toujours qu’une plateforme y figure avant de vous engager. Notre guide montre comment reconnaître une plateforme agréée sur la liste officielle.
Le e-reporting : ce que vous devez transmettre en plus
Le e-reporting complète la facture électronique. Il concerne les opérations hors du dispositif principal : ventes aux particuliers et clients étrangers. Vous transmettez alors les données de transaction, sans facture structurée échangée.
Un artisan qui facture des chantiers chez des particuliers est directement concerné. Sa plateforme remonte le montant et la TVA de ces ventes à l’administration. Ce reporting suit le même calendrier que l’obligation d’émission.
Se préparer dès maintenant (checklist artisan)
Anticipez en trois actions simples, sans attendre votre date d’émission. Vérifiez d’abord votre numéro SIREN et vos mentions actuelles. Repérez ensuite une plateforme agréée adaptée à votre volume de factures.
Enfin, alignez vos devis et vos factures sur les nouvelles mentions dès aujourd’hui. Reprendre le devis comme base évite les erreurs de saisie. Notre article sur la différence entre devis et facture détaille ce passage.
Vérifiez toujours l’information à la source. La documentation de référence se trouve sur impots.gouv.fr (liste des plateformes agréées), economie.gouv.fr et urssaf.fr.
FAQ sur la facture électronique
Peut-on faire sa facture électronique soi-même ?
Oui, vous saisissez vous-même votre facture. La transmission passe obligatoirement par une plateforme agréée. Vous gardez la main sur le contenu, la plateforme se charge du format et de l’envoi.
Une facture Word ou Excel est-elle encore valable ?
Un fichier Word ou Excel isolé ne sera plus conforme entre professionnels. Il faudra le convertir en format structuré via une plateforme. Il reste utile comme brouillon de préparation avant dépôt.
Quels risques si ma facture n’est pas conforme ?
Une facture non conforme est rejetée par la plateforme et n’est jamais transmise. Le paiement attend votre régularisation. Un défaut répété expose aussi à des amendes, dont le détail figure sur impots.gouv.fr.
Que se passe-t-il si je ne suis pas prêt à la date limite ?
Ne pas être en règle expose à des factures rejetées par vos clients. Un client équipé refusera votre PDF classique. Préparez votre passage avant l’échéance qui vous concerne, surtout si vous démarrez votre facturation auto-entrepreneur.