Réception facture électronique : l’obligation et la marche à suivre, démarche par démarche

Pour la réception facture électronique, une règle s’applique depuis le 1er septembre 2026. Toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée. Cela vaut pour une micro-entreprise en franchise comme pour une PME, quelle que soit sa taille.

Les factures papier et PDF continuent pourtant d’arriver, car vos petits fournisseurs ne sont tenus d’émettre en électronique qu’au 1er septembre 2027. Le guide pratique de démarrage de la DGFiP (juillet 2026) règle ces cas concrets, un par un.

Réception des factures électroniques : ce que la loi impose à toute entreprise depuis septembre 2026

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Quelle que soit votre taille, vous devez pouvoir recevoir. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent avoir la capacité de recevoir des factures électroniques. L’article 289 bis du CGI impose pour cela de passer par une plateforme agréée.

Le dépliant de la DGFiP destiné aux micro-entreprises le confirme : avec ou sans TVA facturée, le micro-entrepreneur est concerné. Le régime de franchise de l’article 293 B du CGI ne dispense donc pas de la réception.

Recevoir, en pratique, c’est disposer d’une adresse de réception déclarée dans l’annuaire de la facturation électronique. Cette déclaration passe par votre plateforme. Un logiciel dit « solution compatible » ne peut ni transmettre ni recevoir pour vous : il doit être raccordé à une plateforme agréée.

L’émission suit un autre calendrier. Seules les grandes entreprises et les ETI émettent en électronique depuis le 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises suivent au plus tard le 1er septembre 2027. Pour la partie émission, consultez notre guide pour émettre une facture électronique.

Qui vous envoie déjà des factures électroniques

Vos fournisseurs classés grande entreprise ou ETI sont les premiers. Depuis le 1er septembre 2026, ils doivent émettre leurs factures par une plateforme agréée pour les opérations entrant dans la réforme. Un grand distributeur de matériaux ou un loueur national peut entrer dans cette catégorie.

Viennent ensuite les PME qui émettent volontairement en électronique avant leur échéance de 2027. Le guide DGFiP leur ouvre cette possibilité pour tester leurs outils. Tous les autres fournisseurs peuvent continuer à vous envoyer un PDF ou un courrier jusqu’à leur échéance.

Ce que l’obligation de réception n’impose pas

Recevoir en électronique ne vous oblige pas à tout changer. Le guide DGFiP et la FAQ officielle écartent plusieurs contraintes souvent annoncées :

• Émettre vous-même en électronique : un client ne peut pas vous l’imposer au titre de la réforme avant votre échéance de 2027.
• Écarter les factures papier ou PDF : elles restent traitées si l’opération est réelle et les mentions présentes.
• Exiger une régularisation de vos fournisseurs : la demande est facultative au démarrage.
• Payer un abonnement : au 1er août 2026, plus d’une dizaine des 150 plateformes agréées proposaient une offre gratuite ou sans surcoût.

Choisir sa plateforme de réception

Le plus court : passer par l’outil que vous utilisez au quotidien. Le guide DGFiP admet deux voies : s’adresser directement à une plateforme agréée, ou passer par sa solution habituelle. Cette solution peut être votre logiciel de gestion, votre logiciel comptable, votre expert-comptable ou votre banque.

Le guide décrit quatre gestes à enchaîner si vous n’avez encore rien désigné :

• Identifier la solution par laquelle vous voulez recevoir vos factures.
• Vérifier qu’elle passe bien par une plateforme agréée.
• Organiser le raccordement ou la désignation de votre plateforme de réception avec ce prestataire.
• Conserver les échanges qui prouvent que la démarche est engagée.

Il n’existe pas de portail public gratuit : l’État gère l’annuaire, et les factures transitent par des plateformes privées agréées. Pour savoir si un prestataire est immatriculé, consultez la liste officielle sur impots.gouv.fr, ou notre méthode pour reconnaître une plateforme agréée.

Réception gratuite : ce que proposent les offres testées

Nous avons ouvert des comptes de test réels chez Abby, Facture.net et Henrri, et étudié les grilles d’Indy et de Tiime. Aucune inscription à une plateforme n’a été faite pendant ces tests. Le tableau reprend ce que chaque éditeur affiche, relevé les 1er et 2 novembre 2026.

Dans le compte Henrri gratuit, l’écran « Réception des factures fournisseurs » affiche « Tout est inclus dans votre formule » sans autre précision. Le détail figure dans nos tests de 5 logiciels gratuits, dont l’offre Essentiel d’Indy. Les prix se comparent dans notre comparatif des plateformes de facture électronique.

Une seule plateforme ou plusieurs

La règle admet une ou plusieurs plateformes agréées, ou une solution compatible elle-même raccordée à une plateforme. La FAQ de la DGFiP précise aussi qu’on peut en changer quand ses besoins évoluent.

Pour un artisan seul, une plateforme unique suffit : un seul endroit à surveiller, un seul export à archiver. Si vous changez d’outil plus tard, notre guide pour changer de logiciel de facturation en cours d’année détaille l’ordre des étapes.

L’annuaire : être trouvable par vos fournisseurs

Sans fiche active, aucune facture électronique ne vous parvient. La FAQ de la DGFiP le dit sans détour. Si vous n’avez pas choisi de plateforme, votre adresse manque dans l’annuaire et la facture du fournisseur est rejetée.

Cet annuaire est tenu par la DGFiP et l’AIFE. Il est alimenté par les plateformes agréées : c’est la vôtre qui déclare votre raccordement. Pour toute mise à jour, France Num renvoie vers votre expert-comptable ou l’éditeur de votre solution.

Tout le monde peut chercher une entreprise par son SIREN. En revanche, le nom de votre plateforme et vos adresses de facturation ne sont visibles que des plateformes agréées, au nom du secret commercial.

SIREN, SIRET ou code service : le bon niveau d’adressage

Au moment de déclarer le raccordement, vous choisissez entre trois niveaux pour recevoir les factures de vos fournisseurs :

• Le SIREN : toutes les factures arrivent au même endroit.
• Le SIRET : chaque établissement reçoit les factures qui le concernent ; le fournisseur doit savoir quel établissement a commandé.
• Un code service : la facture vise un service ou une unité ; le fournisseur doit connaître votre circuit de facturation à l’avance.

Plus l’adressage est fin, plus vos fournisseurs ont d’informations à saisir sans erreur. Le guide DGFiP cite justement le SIRET et l’établissement destinataire parmi les premières données à vérifier quand une facture ne trouve pas son destinataire.

Contrôler sa fiche dans l’annuaire

Le contrôle se fait sur l’annuaire officiel, en quelques minutes. La vidéo de présentation diffusée par France Num montre ce que la fiche doit afficher :

• Recherche : saisissez votre SIREN sur l’annuaire de la facturation électronique.
• Statut d’adhésion : il indique si vous êtes rattaché à une plateforme agréée.
• Adresses actives : au moins une ligne d’adresse de facturation active doit apparaître.
• Onglet établissements : il montre les adresses déclarées pour chaque SIRET.

Relancez votre plateforme par écrit si la fiche reste vide plusieurs jours après l’inscription. Gardez une capture datée de la fiche une fois active. L’assistance de la DGFiP répond aussi au 0806 807 807, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h.

Prévenir ses fournisseurs : le message à leur envoyer

Un message court suffit : votre identifiant, et le bon niveau d’adressage. Le SIREN du client fait partie des quatre données d’adressage obligatoires de toute facture électronique. Si vous avez choisi le SIRET ou un code service, ajoutez l’établissement ou la référence à rappeler sur chaque facture.

Profitez-en pour trier votre fichier fournisseurs en deux groupes. D’un côté, les grandes entreprises et ETI qui vous facturent déjà en électronique. De l’autre, les PME et micro-entreprises qui basculeront au plus tard le 1er septembre 2027.

Le test ci-dessous fait le point en cinq questions : plateforme, fiche, niveau d’adressage, fournisseurs prévenus, archivage. Il range les actions manquantes dans l’ordre et rédige le message à copier avec vos identifiants.

Avec les réponses pré-remplies, un artisan qui a choisi sa plateforme, contrôlé sa fiche et opté pour le SIREN obtient 3 sur 5. Il lui reste à prévenir ses fournisseurs, puis à vérifier où ses factures reçues sont archivées.

Factures papier, PDF ou e-mail reçues après le 1er septembre 2026

Vous les traitez et vous les payez comme avant. Le guide DGFiP est net : une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier ne doit pas être écartée pour ce seul motif. Il faut qu’elle corresponde à une opération réelle et comporte les informations nécessaires.

La réforme change le canal de transmission, pas les règles de fond : existence de l’opération, dette, paiement, comptabilisation, droit à déduction. Vous appréciez donc la facture selon les critères habituels :

• Réalité de l’opération : la livraison ou la prestation a bien eu lieu.
• Identification : fournisseur et client sont correctement désignés.
• Mentions et montants : mentions obligatoires, montant, TVA le cas échéant.
• Conditions de paiement : celles prévues au contrat ou au devis.

Pour la liste à cocher, servez-vous de notre guide pour vérifier les mentions d’une facture reçue. Rappelez-vous que les PME et micro-entreprises qui vous facturent ne sont pas tenues d’émettre en électronique avant septembre 2027 : leur PDF est parfaitement normal.

Payer et déduire la TVA d’une facture papier

Le canal d’arrivée ne vous prive pas automatiquement de votre droit à déduction. Ce droit, prévu à l’article 271 du CGI, reste apprécié selon les conditions de fond et de forme habituelles.

Seul cas particulier : un fournisseur déjà tenu d’émettre vous envoie un PDF. Vous pouvez lui demander de transmettre la même facture par le circuit électronique. Cette demande reste facultative au démarrage et ne conditionne ni le paiement, ni la déduction.

Le guide veut une demande simple et traçable, sans blocage du paiement. Indiquez que la facture est arrivée par un autre canal, qu’elle sera traitée pour éviter tout blocage, et qu’un envoi électronique est souhaité. Citez son numéro, sa date, son montant et le canal de réception.

La même facture reçue deux fois : éviter le double paiement

Une facture reçue deux fois ne se refuse pas : elle se rapproche. Le guide DGFiP demande de comparer les principaux éléments des exemplaires reçus :

• Identité : numéro de facture, fournisseur, client, date.
• Montants : hors taxes, TVA et toutes taxes comprises.
• Statuts : ceux du flux électronique, s’ils existent.

Si tout concorde, désignez une facture de référence et payez sur cette seule base. Marquez les autres exemplaires comme copies ou duplicatas, et gardez la trace du rapprochement. En cas de doute sérieux, interrogez le fournisseur sans bloquer vos autres factures.

Refuser une facture électronique reçue : dans quels cas

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Le refus se limite à trois motifs prévus par la norme. Le statut « refusée » est obligatoirement motivé, et le guide DGFiP n’en admet que trois justifications :

• Non-conformité réglementaire que votre plateforme de réception n’a pas détectée.
• Facture mal adressée, par exemple au mauvais établissement.
• Conditions contractuelles non respectées qui empêchent son traitement, dans les limites de la norme.

Le rejet par une plateforme est autre chose. Il signale un incident technique : format erroné, donnée absente, routage impossible. Le refus, lui, est une décision de l’acheteur inscrite dans le cycle de vie de la facture.

Si votre refus est fondé, le fournisseur corrige puis réémet avec un nouveau numéro, pour éviter toute confusion. Le statut « refusée » ne tranche pas un différend : il ne remplace ni la négociation, ni la médiation, ni le juge.

Pas encore de plateforme de réception : conséquences et rattrapage

Vos fournisseurs ne peuvent pas vous joindre en électronique. Leur plateforme les informe que la facture est rejetée ou non délivrée. À titre exceptionnel, la facture vous arrive alors par e-mail ou par courrier, et la somme reste due.

Cette situation ne justifie ni un arrêt d’activité ni un blocage des paiements. Le guide DGFiP demande en revanche de la corriger rapidement, en engageant la démarche auprès d’une plateforme ou de votre solution habituelle.

La FAQ officielle exclut toute sanction en 2026. Selon le guide pratique, l’administration ne sanctionne pas les entreprises en difficulté mais engagées dans une mise en conformité sérieuse. Elle les distingue de l’inertie ou du refus durable, et précise que ce n’est ni un report ni une suspension.

Pour la réception, l’article 1737 IV bis du CGI prévoit une mise en demeure préalable à toute amende. Vous disposez alors de trois mois pour vous mettre en conformité.

Les preuves de bonne foi à garder

Une simple déclaration d’intention ne suffit pas. Le guide attend des éléments concrets, datés et cohérents, par exemple :

• Le contrat ou le choix d’une plateforme agréée.
• Les échanges avec l’éditeur, l’expert-comptable, la banque ou la plateforme.
• Le calendrier de raccordement ou de paramétrage, et les tests réalisés.
• Les tickets support, messages d’erreur et notifications d’incident.
• Les consignes internes données à la personne qui saisit ou paie les factures.

Rangez ces pièces dans un dossier unique, avec la capture de votre fiche annuaire. Le guide précise que vous n’avez pas à signaler chaque incident ponctuel à l’administration ; vous répondez de façon documentée si elle vous sollicite.

Conserver les factures reçues : 10 ans, et où les garder

Gardez vos factures reçues 10 ans, dans leur format d’origine. Le Code de commerce (article L123-22) fixe 10 ans. L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 porte aussi le délai fiscal à 10 ans. Exportez-les de votre plateforme vers vos archives ; le détail par document figure dans notre guide sur la durée de conservation des factures.

FAQ sur la réception des factures électroniques

Que signifie « adresse de facturation active » ?

C’est une adresse déclarée dans l’annuaire par votre plateforme, vers laquelle vos fournisseurs peuvent router leurs factures. Une entreprise peut en avoir plusieurs : une au niveau du SIREN, une par établissement, voire une par service.

Quelle plateforme pour recevoir une facture électronique ?

N’importe quelle plateforme figurant sur la liste publiée par impots.gouv.fr, choisie en direct ou via votre logiciel, votre expert-comptable ou votre banque. Plusieurs offres gratuites existent ; notre comparatif présente celles d’Indy, Tiime, Abby, Henrri et Facture.net.

Est-il possible d’envoyer des factures par e-mail ?

Oui pour une PME ou une micro-entreprise, jusqu’à son obligation d’émission du 1er septembre 2027. Exception : un client public se facture déjà par Chorus Pro. Une grande entreprise ou une ETI ne satisfait plus son obligation par e-mail. Chez elle, l’e-mail ne sert qu’à assurer la continuité en cas d’incident, une régularisation électronique restant souhaitable. Un PDF par e-mail n’est jamais une facture électronique au sens de la réforme.

Les particuliers reçoivent-ils des factures électroniques ?

Non, la réforme ne concerne pas les factures adressées aux particuliers. Un client particulier continue de recevoir votre facture sur papier ou en PDF, comme aujourd’hui.

Que se passe-t-il si mon fournisseur utilise une autre plateforme ?

Rien de particulier : les factures circulent entre plateformes agréées, choisies librement par chaque entreprise. L’État organise leur compatibilité, et l’annuaire indique à la plateforme du fournisseur où envoyer la facture.